Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, który pozwala na wystawianie i odbieranie tzw. faktur ustrukturyzowanych. Obecnie korzystanie z faktur ustrukturyzowanych jest dobrowolne, jednak z czasem ma stać się obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Do mających już wkrótce nadejść zmian warto przygotować się już teraz, wdrażając w firmie lub organizacji oprogramowanie informatyczne zgodne z Krajowym Systemem e-Faktur.
Czym jest Krajowy System e-Faktur i kiedy będzie obowiązkowy?
Krajowy System e-Faktur, to centralna baza faktur, która jest administrowana przez Krajową Administrację Skarbową. System ten pozwala na wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Jest to zupełnie nowy rodzaj e-faktury, który jest obecny w obrocie gospodarczym od 1 stycznia 2022 r.
Obecnie, korzystanie z KSeF jest dobrowolne – każda firma i organizacja ma więc wybór, czy będzie z niego korzystała, czy pozostanie przy dotychczasowych rozwiązaniach. Ministerstwo Finansów zapowiedziało , że KSeF ma stać się obowiązkowy dla wszystkich podmiotów w Polsce prawdopodobnie od 2024 roku.
Jak działa Krajowy System e-Faktur? Jakie oprogramowanie warto wybrać już teraz?
Krajowy System e-Faktur pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML, IDOC, UBL lub EDIFACT. Format pliku musi bowiem umożliwić właściwe odczytywanie oraz przetwarzanie danych, które zostały zawarte w fakturze (np. datę sprzedaży czy wystawienia dokumentu, dane kontrahentów, kwoty itd.). Wprowadzenie w przyszłości obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur będzie więc wiązało się z koniecznością integracji narzędzi wykorzystywanych w firmie z KSeF.
Wejście obowiązku korzystania z KSeF nie od razu będzie oznaczało potrzebę wymiany dotychczasowego systemu finansowo-księgowego na taki zintegrowany z KSeF. Niektóre z rozwiązań dostępnych na rynku pozwolą na dopasowanie istniejącej w firmie infrastruktury do nowych wymagań. Niektóre tego typu systemy będą mogły posłużyć do monitorowania i pobierania elektronicznych faktur kosztowych z platformy KSeF, a następnie przesyłania ich do innych systemów finansowo-księgowych lub jako warstwa pośrednia, umożliwiająca wystawianie faktur sprzedażowych utworzonych w systemie finansowo-księgowym na platformę KSeF.
Obowiązek wdrożenia KSeF wiąże się nie tylko z wyzwaniami, ale może też przynieść szereg korzyści, które docenią zwłaszcza przedsiębiorcy. Dzięki e-fakturowaniu zmniejszy się koszt fakturowania, płatności będą rozliczane szybciej, a na znaczeniu zyskają także szybkie płatności bezgotówkowe.
Zatem – jakie rozwiązanie wybrać? Zanim podejmiesz decyzję, powinieneś przeprowadzić analizę potrzeb organizacji. Warto dowiedzieć się, w jaki sposób firma otrzymuje faktury i czy są to dokumenty papierowe, czy elektroniczne oraz z jakich źródeł pochodzą tego typu dokumenty. Odpowiedzi na te pytania pozwolą wybrać rozwiązanie idealnie dopasowane do potrzeb organizacji.
