Jednym z narzędzi biznesowych pozwalających na monitorowanie efektywności obranego kierunku działania i realizacji wyznaczonych celów operacyjnych i strategicznych jest KPI. Na podstawie kluczowych wskaźników efektywności, o których mowa, możemy nie tylko określić poziom realizacji obranego celu, ale także kontrolować skuteczność poszczególnych operacji. Wskaźniki te mogą odnosić się zarówno do działań firmy, jej poszczególnych działów, jak i analizy rozwoju naszej firmy na tle konkurencji.
Spis treści
Czym są kluczowe wskaźniki efektywności?
Key Performance Indicators, czyli inaczej KPI to wskaźniki o charakterze ilościowym i kierunkowym. Pierwsza z cech wynika z faktu, że do każdego ze wskaźników przypisuje się wartość liczbową. Ma to na celu umożliwienie określenia poziomu wypełnienia założonych działań. Zyskujemy dzięki temu dokładny obraz sytuacji i na każdym etapie podejmowania określonych zadań na bieżąco śledzimy ich postęp. Charakter kierunkowy z kolei oznacza, że dzięki analizie wskaźników możliwe jest skorygowanie założeń w przypadku spadku wyników dla danych działań. Wdrażane wskaźniki powinny być praktyczne i kompatybilne z procesami zachodzącymi w danym obszarze biznesowym. Co istotne, aby móc korzystać z KPI, należy w pierwszej kolejności określić cel strategiczny i cele operacyjne. Dzięki temu w sposób jasny i przejrzysty można wyznaczyć kierunek działania i zarządzania firmą, jej działami, a nawet poszczególnymi projektami i zadaniami.
Jak właściwie wyznaczyć KPI?
Ze względu na różnice pomiędzy strategiami i procesami zachodzącymi w różnych branżach, nie ma uniwersalnego zestawu wskaźników. Przykładowo dla obszaru obejmującego sprzedaż istotne będą parametry takie jak liczba nowych klientów, czy ilość sprzedanych produktów w wybranym okresie. Dla branży zajmującej się obsługą klienta z kolei liczyć się będą dane o liczbie reklamacji, czy też czasie oczekiwania na rozwiązanie problemu. Jak pokazują przykłady, wskaźniki należy opracowywać i wdrażać na podstawie strategii i wyznaczonych celów danego przedsiębiorstwa. Dzięki indywidualnemu dostosowaniu ich do konkretnej firmy zyskujemy możliwość analizy realizacji zamierzeń. Właściwy dobór wskaźników pozwala nadać priorytety wyznaczonym zadaniom i ukierunkować zasoby niezbędne do ich wykonania. Zredukowanie dużej ilości informacji dzięki mierzalnym wyznacznikom pozwala na szybsze podejmowanie decyzji np. o zmianie strategii. Najważniejszymi elementami odpowiednio dobranych wskaźników są więc mierzalność, przejrzystość i ukierunkowanie na wyznaczone uprzednio cele. Oprócz tego wybrane wskaźniki nie mogą wzajemnie się wykluczać.
Jakie korzyści przynosi wyznaczenie KPI?
Odpowiednio sformułowane wskaźniki pozwalają na bieżąco monitorować sytuację na kluczowych obszarach. Dzięki temu, w zależności od osiąganych wyników możliwe jest przenoszenie i ukierunkowanie zasobów na odpowiednie działania prowadzące do celu. Kluczowe wskaźniki efektywności stanowią skonkretyzowane i jasne wskazówki dla osób realizujących poszczególne zadania. Ułatwiają analizę sytuacji i pozwalają na szybkie reagowanie w sytuacji, gdy dla wykonania celów konieczna jest modyfikacja podejmowanych czynności. Co więcej, pozwalają w porę wykryć nieścisłości i błędy, które negatywnie wpływają na osiągane rezultaty.
