Przechowywanie dokumentów to kluczowy element zarządzania każdą firmą, niezależnie od jej wielkości czy profilu działalności. Dokumentacja, zarówno papierowa, jak i elektroniczna, wymaga odpowiedniego zabezpieczenia, organizacji oraz zarządzania, aby zapewnić jej bezpieczeństwo, dostępność oraz zgodność z obowiązującymi przepisami. Poniżej przedstawiam kompleksowy przegląd kluczowych aspektów przechowywania dokumentacji w firmie.
Spis treści
Kluczowe zasady przechowywania dokumentów
-
Bezpieczeństwo i ochrona danych
Przechowywanie dokumentów wymaga szczególnej uwagi na aspekty bezpieczeństwa i ochrony danych. Dokumenty powinny być przechowywane w miejscach chronionych przed dostępem osób nieupoważnionych, a także przed zagrożeniami takimi jak pożar, powódź czy uszkodzenia mechaniczne.
-
Okres przechowywania dokumentów
Zgodnie z przepisami prawa, każdy rodzaj dokumentacji ma określony minimalny okres przechowywania (https://www.rhenus-office.pl/baza-wiedzy/okresy-przechowywania-dokumentow/). Warto zaznajomić się z tymi wymogami, aby uniknąć problemów prawnych wynikających z przedwczesnego usunięcia ważnych dokumentów.
-
Infrastruktura i przestrzeń do przechowywania
Infrastruktura przeznaczona do przechowywania dokumentów powinna być dostosowana do ich rodzaju i wolumenu. Ważne jest, aby przestrzeń była odpowiednio zabezpieczona i dostosowana do przechowywania dokumentów, w tym segregatorów, teczek, dysków czy elektronicznych nośników danych.
Profesjonalne usługi przechowywania dokumentów
Wiele firm decyduje się na korzystanie z profesjonalnych usług przechowywania dokumentów oferowanych przez zewnętrzne firmy, takiej jak m.in. Rhenus Office. Takie rozwiązanie oferuje dodatkowe korzyści, takie jak specjalistyczne zabezpieczenia, dostęp do zaawansowanych narzędzi do zarządzania dokumentacją oraz wsparcie wykwalifikowanej kadry.
Zarządzanie dokumentacją
Dobre zarządzanie dokumentacją wymaga nie tylko fizycznego przechowywania dokumentów, ale również systematycznego katalogowania, indeksowania i w razie potrzeby szybkiego dostępu do poszczególnych dokumentów.
Decydując się na miejsce przechowywania dokumentów, warto zwrócić uwagę na:
-
Standardy bezpieczeństwa – upewnij się, że wybrane miejsce spełnia wszystkie wymagane standardy bezpieczeństwa i ochrony danych, takie jak norma ISO 27000.
-
Struktura organizacyjna – struktura organizacyjna usługodawcy powinna być przejrzysta, z wyraźnie określonymi rolami i obowiązkami pracowników, co zapewnia efektywne zarządzanie dokumentacją
-
Szkolenie personelu – personel powinien być odpowiednio wykształcony i przeszkolony w zakresie archiwistyki i zarządzania dokumentami
-
Procedury i procesy – pisemne procedury powinny być dostosowane do rodzaju i typu dokumentacji, zapewniając ich prawidłowe przetwarzanie.
-
Warunki fizyczne archiwum – archiwum powinno być odpowiednio przygotowane pod względem strukturalnym, zabezpieczone przed włamaniem, pożarem, zalaniem oraz innymi zagrożeniami.
Podsumowanie
Przechowywanie dokumentów księgowych (https://www.rhenus-office.pl/baza-wiedzy/jak-przechowywac-dokumenty-ksiegowe/) i innych akt firmy to proces wymagający starannego planowania i wdrożenia odpowiednich środków bezpieczeństwa. Zarówno wewnętrzne systemy przechowywania, jak i zewnętrzne usługi przechowywania dokumentów, mogą być skutecznym rozwiązaniem, pod warunkiem, że są prawidłowo zarządzane i dostosowane do specyficznych potrzeb firmy. Wybierając usługodawcę lub tworząc własne archiwum, należy kierować się przede wszystkim standardami bezpieczeństwa, profesjonalizmem personelu i jakością infrastruktury.
