Nie da się ukryć, że obecnie większość przedsiębiorstw, która nie próbuje się rozwijać i iść z postępem upada w ciągu kilku lat. Specjaliści zgodnie przyznają, że automatyzacja i cyfryzacja procesów to przyszłość biznesu. W związku z tym, ważne jest szukanie rozwiązań, które pomogą dostosować się własnej firmie do stale zmieniających się potrzeb klientów i rynku. Jedną z najpopularniejszych obecnie opcji jest EDI (z ang. Electronic Data Interchange), czyli elektroniczna wymiana danych umożliwiająca wymianę standardowej komunikacji papierowej na jej cyfrową formę.
Dlaczego warto wdrożyć EDI we własnej firmie?
Digitalizacja dokumentacji to w wielu obszarach już norma. Dzieje się to w bankach, sklepach internetowych, a nawet w sektorze medycznym. Społeczeństwo od jakiegoś czasu przyzwyczajone jest do takiej formy przepływu informacji. Implementacja EDI we własnym biznesie to krok w dobrą stronę z wielu powodów. Jednym z nich jest redukcja błędów oraz zwiększona produktywność pracowników, co z kolei przekłada się na minimalizację kosztów i czasu związanych z przeprowadzaniem niektórych procesów. Elektroniczna wymiana danych EDI pozwala także na sprawne zarządzanie przepływem informacji w przedsiębiorstwie. Dzieje się to za sprawą ułatwionego dostępu do dokumentacji dzięki jej cyfrowej formie – dotrzeć do nich można o każdej porze i w każdym miejscu. System EDI to oczywiście narzędzie spełniające wszelkie standardy w tym zakresie i czytelny interfejs, który pozwala na szybkie wdrożenie się w jego obsługę. Nie sposób nie wspomnieć tutaj także o redukcji wydatków związanych z wysyłką dokumentacji w formie papierowej oraz koniecznością ich archiwizacji. Narzędzie do elektronicznej wymiany danych praktycznie pozwala na ich całkowite wykluczenie – zamiast wysyłać umowę do klienta pocztą, wystarczy zrobić to mailowo.
Najważniejsze funkcjonalności platformy do elektronicznej wymiany danych
Korzyści wiążące się z implementacją EDI są oczywiście ściśle powiązane z funkcjonalnościami, jakie oferuje taki system. Przedstawione poniżej działania to tylko część tego, na co pozwala. Jedną z nich jest możliwość wglądu w historię operacji wykonanych na danym dokumencie, dzięki czemu łatwiej, np. dojść do tego, gdzie i kto popełnił błąd. Dużą zaletą, jaką posiada elektroniczna wymiana danych jest cyfrowa archiwizacja dokumentacji i możliwości z tym związane. W przypadku standardowej, papierowej formy znalezienie interesującego nas dokumentu w stosie teczek jest znacznie utrudnione i łatwo o przeoczenie. W systemie EDI mamy opcję wyszukiwania plików po słowach kluczowych w nich zawartych. Dzięki temu cały proces zajmuje kilka sekund zamiast kilkudziesięciu minut czy nawet godzin. Platforma pozwala również na skorzystanie z funkcji śledzenia statusu plików oraz potwierdzania odbioru dokumentów przez drugą stronę, co z pewnością będzie pomocne w wielu sytuacjach. Warto wspomnieć także o tym, że takie systemy obsługują różne formaty plików i pozwalają na integrację z narzędziami ERP – dzięki temu wszystkie ważne dokumenty znajdują się w jednym miejscu.
